Warum Outsourcing für Sie nicht funktioniert

Outsourcing wird in der Regel als intelligente Geschäftsstrategie zur Kostensenkung, zur Beschleunigung der Projektlaufzeiten und zum Zugang zu einem größeren Talentpool auf dem globalen Markt angepriesen.

Viele Unternehmen müssen jedoch die richtige Grundlage für das Outsourcing schaffen. Wenn Ihr Unternehmen seine Ziele nicht vollständig definiert hat, keine klaren Erfolgskennzahlen hat oder sich nicht angemessen vorbereitet hat, wird das Outsourcing möglicherweise nicht die erhofften Ergebnisse bringen.

In diesem Artikel wird erläutert, warum das Outsourcing bei einigen Unternehmen scheitert, und es werden konkrete Schritte aufgezeigt, wie diese Herausforderungen in Erfolg umgewandelt werden können.

1. Unklare Erfolgsmaßstäbe und Erwartungen

Als Geschäftsführer eines Outsourcing-Unternehmens erlebe ich oft, warum Outsourcing für manche Unternehmen nicht funktioniert, und meist liegt es daran, dass von Anfang an keine Klarheit herrscht. Vor dem Outsourcing müssen Sie genau wissen, wie der Erfolg aussieht - sei es in Bezug auf den Zeitaufwand, die Qualität der Ergebnisse oder wie gut sich die ausgelagerten Fachleute in Ihre internen Teams integrieren lassen. Wenn dies nicht klar ist, führt dies zu Kommunikationspannen, Projektverzögerungen und Frustration auf beiden Seiten.

Hinzu kommt, dass viele Unternehmen es versäumen, messbare Ziele, wie z. B. Leistungsindikatoren (KPIs), festzulegen, was dazu führt, dass das ausgelagerte Team zwar hart arbeitet, aber nicht die richtigen Ziele verfolgt. Ohne diese klaren Erfolgsmetriken werden sich Ihre Outsourcing-Bemühungen unverbunden anfühlen.

Spezifische Aufgaben helfen ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist, und gleichzeitig ihre Fortschritte zu überwachen. Wenn Sie wollen, dass das Outsourcing für Sie funktioniert, müssen Sie diese Grundlagen von Anfang an schaffen.

2. Vernachlässigung von Vorbereitung und Recherche

Sie sollten genau prüfen, was ausgelagert werden soll und warum. Outsourcing verspricht strategische Lösungen und niedrigere Kosten. Dennoch führt ein überstürzter Einstieg ohne Plan zu unerreichten Zielen und verschwendetem Geld. Anstatt einfach nur billigeren Preisen hinterherzujagen, sollten Sie sich zunächst darauf konzentrieren, den tatsächlichen Geschäftsbedarf zu verstehen.

Sie werden feststellen, dass Sie die Vorbereitung vernachlässigt haben, wenn Sie diese wichtigen Punkte nicht berücksichtigt haben: 

• Definieren Sie die Gründe, warum Sie auslagern wollen.
• Klären Sie den Umfang und die Art der Arbeit, die Sie auslagern möchten.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr internes Team in der Lage ist, die ausgelagerten Fachkräfte zu verwalten und mit ihnen zusammenzuarbeiten.
• Schauen Sie sich die Erfolgsbilanz und die Kundenrezensionen von Vet-Dienstleistern genau an.

Dies hilft Ihnen, die Kluft zwischen Ihren Erwartungen und dem, was geliefert wird, zu verringern. Mit einem klar definierten „Warum“ hinter dem Outsourcing wird die Ausrichtung auf das „Was“ (spezifische Aufgaben) einfacher.

3. Kulturelle und kommunikative Barrieren

Viele Unternehmen übersehen die Auswirkungen kultureller und kommunikativer Barrieren beim Outsourcing, und genau hier beginnt oft das Scheitern. Die Zusammenarbeit mit Teams aus verschiedenen Regionen bedeutet, dass man mit unterschiedlichen Arbeitsstilen, Entscheidungsfindungsprozessen und Geschäftsetiketten konfrontiert wird. Das Ignorieren dieser kulturellen Nuancen kann zu Missverständnissen, Projektverzögerungen und letztlich zu unerfüllten Erwartungen führen.

Um diese Fallstricke zu vermeiden, ist es wichtig:

• Kulturelle Arbeitsstile verstehen: Erkennen Sie, dass Unterschiede in der Herangehensweise an Teamarbeit, Fristen und Hierarchie Auswirkungen darauf haben können, wie Aufgaben bearbeitet werden und Projekte vorankommen.
• Entscheidungsfindung und Kommunikationspräferenzen respektieren: In einigen Kulturen werden Entscheidungen gemeinsam getroffen, während sie in anderen von oben nach unten getroffen werden. Eine entsprechende Anpassung des Kommunikationsstils kann Reibungen vermeiden.

By bridging these gaps early on with clear communication protocols and mutual understanding, businesses can create a collaborative environment that makes outsourcing a more effective and seamless process.

4. Zögern, starre interne Arbeitsweisen anzupassen

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit beim Outsourcing sind Flexibilität und klare Kommunikationskanäle der Schlüssel. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Arbeitsabläufe an die Arbeit eines externen Teams anpassen. Unternehmen, die an homogene interne Teams gewöhnt sind, haben möglicherweise Schwierigkeiten mit den Feinheiten der Remote-Zusammenarbeit.

Die Konzentration auf traditionelle Kennzahlen wie die Anzahl der am Schreibtisch verbrachten Stunden kann starre innerbetriebliche Arbeitsweisen verstärken, die für moderne, flexible Arbeitsumgebungen nicht förderlich sind. Bei diesem Ansatz wird oft der Anschein von Geschäftigkeit über die tatsächliche Produktivität gestellt, was Innovation und Effizienz hemmen kann. Im Zusammenhang mit Outsourcing und Remote-Zusammenarbeit wird die Messung der Arbeitszeit sogar noch weniger relevant, da die Teammitglieder möglicherweise in verschiedenen Zeitzonen arbeiten oder unterschiedliche Zeitpläne haben.

Um über starre Arbeitsweisen hinauszukommen, sollten Unternehmen ihren Schwerpunkt auf die Messung von Ergebnissen statt auf die Erfassung von Arbeitsstunden verlagern. Das bedeutet, klare Ziele zu setzen, wichtige Leistungsindikatoren (KPI) zu definieren und den Fortschritt anhand der erbrachten Leistungen und Ergebnisse zu verfolgen. 

Auf diese Weise ermutigen Sie alle Teammitglieder - ob intern oder extern -, der Produktivität und Qualität der Arbeit Vorrang vor der bloßen Anwesenheit zu geben.

Man bekommt, was man misst. Wenn Sie die Arbeitszeit am Schreibtisch messen wollen, bekommen Sie die Arbeitszeit am Schreibtisch. Wenn Sie Produktivität und Ergebnisse messen wollen, erhalten Sie Produktivität und Ergebnisse.

5. Die Integration von Projektmanagement-Tools wird auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.

Wenn Unternehmen es versäumen, frühzeitig die richtigen Projektmanagement-Tools zu integrieren, können sie dem ausgelagerten Team keine Vorgaben machen, was zu Lücken in der Kommunikation und im Arbeitsablauf führt. Da sich Zeitzonenunterschiede auch auf die Kommunikation auswirken können, kann die ausschließliche Verwendung von E-Mails zu Informationsverzögerungen führen.

Die Integration von Kollaborationsplattformen und Aufgabenverwaltungssystemen gewährleistet, dass alle Mitglieder Ihres Teams (intern und extern) auf derselben Seite stehen und effizient zusammenarbeiten können.

Tools wie Asana für das Aufgabenmanagement können dabei helfen, Projekte zu verwalten, Remote-Teams zu koordinieren, Fristen zu verfolgen und ausgelagerte Fachkräfte zur Verantwortung zu ziehen. Bei der Zusammenarbeit mit Entwicklern kann ein Versionskontrollsystem wie Git (von GitHubdazu beitragen, dass die ausgelagerten Entwickler auf derselben Seite stehen und Probleme wie die Arbeit an völlig unterschiedlichen Codeversionen vermieden werden. CRM-Tools wie Hubspot helfen bei der Verwaltung von Kontaktlisten und stellen sicher, dass unqualifizierte Leads nicht auf das ausgelagerte Team abgewälzt werden, wodurch Zeit und Ressourcen verschwendet werden.

Wählen Sie Projektmanagement-Tools aus und integrieren Sie sie von Anfang an, um die Zusammenarbeit zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. 

6. Überkontrolle und Abgrenzungsprobleme

Manche Unternehmen tun sich schwer mit dem Outsourcing, weil sie alles kontrollieren wollen und die ausgelagerten Teams so eng führen, dass sie sich eingeschränkt und nicht ausgelastet fühlen. Manchmal sehen Unternehmen die ausgelagerten Anbieter als verlängerten Arm, den sie steuern können, und nicht als separaten Partner, der spezielles Fachwissen bietet. Dies kann die Zusammenarbeit beeinträchtigen, das Vertrauen mindern und zum Scheitern von Projekten führen. 

Vielleicht decken sich nicht alle diese Szenarien mit Ihren Erfahrungen, aber wenn Sie bei Ihrem Ansatz die Kontrolle über die Partnerschaft stellen, verhindern Sie möglicherweise die volle Wirkung, die das Outsourcing für Ihr Unternehmen haben könnte.

Konzentrieren Sie sich darauf, eine Partnerschaft aufzubauen, die auf Vertrauen und klaren Erwartungen beruht. Legen Sie Grenzen fest, die das Fachwissen und die Autonomie des Dienstleisters respektieren, und sorgen Sie für eine regelmäßige Überprüfung, um die Übereinstimmung mit Ihren Zielen sicherzustellen. Indem Sie den ausgelagerten Teams die Möglichkeit geben, ihre speziellen Fähigkeiten zu nutzen, fördern Sie ein kollaboratives, ergebnisorientiertes Umfeld, das den Projekterfolg steigern und die Partnerschaft stärken kann.

Die Quintessenz: Wäre Outsourcing etwas für Sie?

Die Auslagerung von Arbeit kann Ihnen helfen, zu wachsen, aber sie erfordert eine klare Einschätzung der Bereitschaft Ihres Unternehmens. Wenn Sie über die Auslagerung von Mitarbeitern nachdenken, aber Hilfe brauchen, um herauszufinden, ob es das Richtige ist und wie es funktionieren kann, können wir Ihnen helfen. 

Mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz beim Aufbau erfolgreicher ausgelagerter Teams legen wir größten Wert auf Kosteneffizienz, kulturelle Passung, Kommunikation, Integrität und Zuverlässigkeit. Wir kümmern uns um alle komplexen Aspekte der Personalbeschaffung und -verwaltung und entlasten Sie so von möglichen finanziellen Belastungen - ein wesentlicher Vorteil unserer Outsourcing-Lösungen.

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